Contabilità strutture alberghiere ed extralberghiere.

La contabilità alberghiera o extralberghiera segue le indicazioni della contabilità generale dettate dalla Ragioneria. Si fa riferimento alla normale struttura di un Bilancio.

Il Bilancio d’esercizio aziendale (i documenti che l’amministrazione deve redigere per descrivere compiutamente la situazione patrimoniale, finanziaria ed economica di un’azienda secondo le regole del Codice Civile, del Testo unico sulle imposte e dei redditi (TUIR) e dei principi contabili ) si compone di 4 parti fondamentali che sono lo Stato Patrimoniale, il Conto economico di esercizio (conto profitti e perdite) e la Nota integrativa e la Relazione sulla Gestione.

Conto economico (CE).

E’ un documento contabile che riporta i costi che sono le risorse consumate e i ricavi provenienti dall’esercizio di un’impresa per un determinato periodo detto anno fiscale. Costi (sezione dare) Ricavi (sezione avere).
Principali voci di costi per una impresa di servizi (attività alberghiera o extralberghiera).
Materie prime;
Manodopera (salari e contributi sociali + stipendi e contributi sociali);Materiali di consumo materiali ed immateriali (cancelleria + telefono, luce, gas + assicurazioni + affitti + ammortamenti)

Stato patrimoniale (S/P).

E’ un documento a sezioni contrapposte, dove a sinistra vi è l’attivo e a destra il passivo.

Lo Stato Patrimoniale di una Azienda è un documento che contiene e descrive quantitativamente il Patrimonio nelle sue componenti attive e passive.

Alla sinistra del conto, nella sezione dare o Attivo, ci sono i beni di proprietà dell’azienda e gli investimenti che sono: le immobilizzazioni materiali (terreni, fabbricati, impianti e attrezzature), immateriali (avviamento, marchi d’impresa) e finanziarie, l’attivo circolante (crediti, rimanenze, materie prime, semilavorati, disponibilità liquide (denaro, depositi e c/c), ratei e risconti attivi.

Alla destra, in avere, il Passivo ossia debiti e mezzi di finanziamento delle attività che sono: debiti (mutui ecc.), TFR, partimonio netto (capitale sociale e riserve legali statutarie), ratei e risconti passivi, e Utule (o perdita).

Conto Economico d'Esercizio
Voci contabili più comuni per un'azienda di ospitalità alberghiera

Nota integrativa.
La nota integrativa è una parte integrante del bilancio d’esercizio che ha i seguenti scopi:
completare i dati dei prospetti contabili (Stato patrimoniale e Conto economico), fornendo ulteriori informazioni quantitative e descrittive;
motivare determinati comportamenti, soprattutto in merito alle valutazioni effettuate, alle deroghe a determinate disposizioni di legge, ecc.

Relazione sulla Gestione.
E’ il documento del Bilancio che informa sull’andamento della gestione dell’azienda e la situazione della stessa. [Ricerca e sviluppo – rapporti con le imprese – numero soci – evoluzione gestione – rischi – fatti salienti.]

Per perseguire un’ordinata contabilità si segue la normale prassi che risale a Luca Pacioli (Sansepolcro 1445-Roma 1517), l’inventore della partita doppia, per la quale a qualsiasi operazione (numeraria o economica) di un certo segno, ne corrisponde una di valore uguale di segno opposto (mastrini).

Per ciò che riguarda la proprietà di gestione di un hotel si fa riferimento al Codice civile Titolo I art.1 e seg. e Titolo V art.2247 e seguenti. Sulle persone fisiche, giuridiche, associazioni e sulle società, e da nuove forme associative come franchising, gestione d’azienda ecc.

Con enorme probabilità, il titolare della struttura alberghiera, proprietà, è molto spesso diversa dal marchio dell’hotel. Come capita, con sempre più frequenza, che una struttura alberghiera faccia parte di una catena di Hotel con un particolare nome e specificazione per zona.
Per tornare alla contabilità è spesso tenuta da un commercialista, libero professionista che ha il compito di verificare le correttezze contabili, fare le dichiarazoni Iva e del Reddito (Modello Unico, Ires e Irpef) un consulente per la contabilità del lavoro.
Nuovo Modello Unico 2011
-per calcolare le tasse dell’anno 2010 per le persone fisiche;
-per società di capitali, persone fisiche, società di persone, enti commerciali e non commerciali per il versamento irpef ed ires. Con scadenza 16 giugno.

Le registrazioni delle fatture di acquisto, l’emissione delle ricevute e fatture di vendita, degli scontrini, la registrazione dei corrispettivi giornalieri, delle presenze del personale, della notificazione dei clienti, delle presenze Istat da inoltrare tramite Tolm all’Azienda del soggiorno competente per il territorio, sono tutte operazioni che vanno effettuate direttamente in Hotel dal proprietario o dal personale di servizio da esso incaricato.

La contabilità per la gestione alberghiera finalizzata al ricevimento degli ospiti, può essere di due tipi diversi. Un tipo semplice che prevede una contabilità completamente manuale, e un’altra che si è diffusa grazie alle tecnologie informatiche che automatizza tutte le fasi, dal ricevimento, l’uscita degli ospiti e seguita con nel back office con il passaggio dei dati in contabilità generale. La scelta è legata essenzialmente al tipo di azienda produttiva, al numero degli ospiti, delle camere, delle capacità del personale di ricevimento, della conduzione, ed altri fattori…

Per la contabilità manuale ci sono le seguenti procedure.

Un registro dove vengono annotate le prenotazioni confermate con il nome, gioni di pernottamento, recapito telefonico, l’assegnazione delle camere;
registrazione del cliente nella scheda di notificazione da inviare alla PS, al suo arrivo;
assegnazione della camera;
nel caso il cliente si fermi più giorni si annota su una scheda personale in cui vengono annotati i giorni di pernottamento e i servizi extras di cui ha usufruito;
pagamento con emissione della ricevuta o fattura fiscale.

Oltre alla contabilità che riguarda la clientela, l’albergatore ha altri compiti per la gestione della contabilità in BackOffice.

Deve mantenere un registro delle fatture dei fornitori delle quali le principali voci sono costituite dalla lavanderia (quasi sempre esterna all’hotel); la forza motrice (energia elettrica, gas, acqua); fatture di acquisto per cibi e bevande. Questa contabilità consiste, nel catalogare e conservare i documenti emessi dai fornitori in un unico libro [Registro delle FATTURE dei FORNITORI]. Le fatture sono emesse dai fornitori dei servizi usufruiti dall’hotel e contabilizzate nelle bolle di accompagnamento (D.d.T.) o documenti di trasporto che vanno verificati e siglati dall’albergatore o da un responsabile da egli incaricato.

Altro documento che l’albergatore ha il compito di compilare è il registro dei corrispettivi, ove indicherà il totale dei corrispettivi e degli incassi effettuate in giornata entro la mezzanotte del giorno successivo.

Oltre a questo avrà l’obbligo di annotare sul registro di Prima Nota Cassa le uscite per tutti i pagamenti per cassa o con assegno.

Un’altra voce di costo molto consistente è quella per il personale di servizio che comprende manodopera specializzata, dal direttore, ricevimento (portieri diurni o notturni), segretari, camerieri, baristi, camerieri ai piani, o generici come personale per la manutenzione. Per questo, a livello contabile, ci sono le annotazioni che vanno fatte sul registro delle presenze del personale, libro che va passato al consulente del lavoro per le buste paga mensili.

Oltre alle registrazioni di contabilità generale, ci sono delle registrazioni extracontabili che si moltiplicano sempre di più.
Registro HACCP; Registro della prevenzione incendi;
DVR documento di valutazione dei rischi;
Registro infortuni;
Verbale formazione annuale dipendenti;
Conformità impianti, attrezzature, messa a terra, schede tecniche prodotti chimici;

Attestati
-R.L.S. Responsabile dei lavoratori per la Sicurezza;
Corso di Primo soccorso
Idoneità sanitaria
Responsabili RSPP (responsabile Servizio Prevenzione e Protezione)
Cassetta di Primo soccorso.

Software e programmi gestionali alberghi.

Sono dei programmi, che girano nei personal computer, sotto i principali sistemi operativi, per la gestione delle prenotazioni, arrivo e partenze dei clienti. Tali programmi consentono di caricare in automatico la prenotazione che il cliente effettua on-line tramite il modulo di prenotazione, gestire la prenotazione tramite carta di credito e addebbitare tramite Pos on-line. All’arrivo del cliente prepara la scheda di notifica che inoltra anche alle autorità competenti (Pubblica sicurezza) e fornisce anche i dati istat inviandoli direttamente all’Azienda di soggiorno.

Il principale programma per la gestione di una struttura ricettiva è Hotel 2000 Evolution.

E’ anche quello che si studia nella materia “Ricevimento” degli Istituti alberghieri principali.

Ci sono inoltre molti altri gestionali di cui elenchiamo i nomi:

HOP 2000;

Hotel XP Prenotazioni, arrivi, partenze; Prenotazioni online; Invio telematico PS e ISTAT; Tableau grafico; Gestione contabilità; Cucina; Extras; Stampe di lavoro; Gestione Agenzie; Gestione Camere; Gestione Clienti; Statistiche;

WEB BOOKING software di gestione alberghiera che utilizza tecnologie che ne permettono l’utilizzo sul WEB attraverso i browsers, da remoto su un Server Web ASP (Aplication Server Provider) o in locale con preventiva installazione sul proprio pc.

Promemoria per arrivi previsti, prenotazioni confermate, opzioni, check-in da gestire e conti.

Indicato per risolvere i problemi gestionali, amministrativi del servizio di ospitalità, acquisizione della prenotazione e uscita della clientela delle strutture ricettive;

Touring Home Funziona on-line senza installazione di software specifici, ed è integrato con il programma contabilità. E’ disponibile il modulo per la generazione del file e l’invio telematico delle presenze ISTAT C-59 , delle schede PS e il booking on-line;

Un gestionale molto utilizzato a livello internazionale è “Micron Fidelio Opera” software più importante ed attualmente più diffuso al mondo, per le catene internazionali.

Per approfondimenti confronta con il nostro articolo sulla Contabiilità Moda.

2 risposte a “Contabilità strutture alberghiere ed extralberghiere.”

  1. buonasera, gentilmente vorrei essere ricontattato in merito ad una richiesta concernente un conto economico analitico di una struttura alberghiera. in sostanza mi interesserebbe capire nello spaccato quali costi analitici sono ricompresi nella voce costo per acquisto merci.
    Grazie e cordiali saluti.
    Luca Cappelli

    1. Salve Dr.Cappelli, grazie per il passaggio sul sito. Posso avere una vaga intuizione rispetto alla richiesta e quindi potrei richiamare qualche concetto che può esserLe di utilità. L’Economia aziendale definisce “merci”, i beni che l’impresa acquista per la rivendita.
      I fattori produttivi (materie prime *(1) e sussidiarie) sono quei beni che l’impresa acquista per impiegare nel processo produttivo (trasformazione) ed ottenere così il prodotto semilavorato o finito.
      Chiaramente, la tipologia di impresa (industiale, mercantile, di servizi, ecc. ingrosso e dettaglio) è fondamentale per l’attribuzione di un bene (materiale o immateriale) in carico all’impresa.
      Nel caso specifico di un’azienda alberghiera che ha come oggetto la prestazione di servizi il conto merci sintetico sarà limitato e quindi anche l’analitico. Acquisti e mazzino sono costituiti da materiale di consumo.
      I conti analitici sono accesi per oggetti ampiamente particolareggiati, specifici e descrittivi; contabilità sezionali
      I conti sintetici sono accesi a oggetti e riepilogazioni di categorie vaste anche se affini od omogenee. contabilità generale.

      *(1) [materie prime = beni del processo produttivo]
      *(2) [materie sussidiarie = beni secondari che rientrano nel processo produttivo]

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